Håndtér udlæg på en nem og overskuelig måde

25. oktober 2017
Mobilskærm som viser menuen i Expense Management

Det er altid en udfordring at holde styr på kvitteringer på rejseudgifter, og det er tilsvarende besværligt for bogholdere at få indsamlet kvitteringerne. Det er der nu en smart løsning på, og det bedste er, at den er integreret med Dynamics NAV.

Mobilskærm som viser menuen i Expense Management

Endelig har vi fået det produkt på hylden, vi alle sammen har ventet på. Et smart og intuitivt værktøj, der kan håndtere jeres medarbejderudlæg direkte i Dynamics NAV. Med Continias nye Expense Management-værktøj bliver alle indberettede udlæg dagligt samlet i Microsoft Dynamics NAV, hvilket giver et komplet overblik over alle virksomhedens udgifter i realtid i ét og samme system.

Høj brugervenlighed på tværs af devices

Det bliver ikke kun nemmere for bogholderiet. Continias Expense Management-værktøj gør også selve registreringen ligetil. Så snart du har haft en udgift, kan du tage et billede af kvitteringen med din mobiltelefon og indtaste titel, beløb og dato direkte i applikationen, der vedlægges som bilag. Herefter bliver udlægget sendt direkte til jeres Dynamics NAV-løsning, hvor bogholderiet tager over.

Du kan også hurtigt få overblik over dine registrerede rejseaktiviteter og se, hvilke udlæg der er godkendt fra bogholderiet. Det foregår enten i mobil-app’en eller via webbrowseren, hvis du sidder ved computeren.

Vil du se, hvor nemt systemet er at bruge, kan du få syn for sagen i videoen nedenfor, der både viser, hvordan det ser ud, når der registreres i app’en, og når bogholderen modtager data i Dynamics NAV. Derudover gennemgår videoen en række smarte features såsom kreditkorthåndtering, automatiske påmindelser og e-mailudsendelser.

Expense Management

Klik på ovenstående billede for at se en video om Expense Management

Med direkte integration følger en række fordele for bogholderiet

Det er slut med at sidde og indtaste data fra krøllede kvitteringer efter jeres medarbejdere er vendt hjem fra forretningsrejsen. Den nye løsning integrerer med Dynamics NAV, og dermed bliver kvitteringerne automatisk bogført, når kvitteringen er registreret.

Rejseudgifter bliver registreret som enhver anden post i Dynamics NAV med den fordel, at man kan se et tydeligt billede af kvitteringen i højre side af skærmen sammen med alle udgiftslinjerne i venstre side. Denne opdeling gør det nemt for bogholderen at postere udgifterne på forskellige konti, alt efter hvad udlægget relaterer sig til. Løsningen trækker desuden automatisk moms fra – uanset hvor lille beløbet er, så der heller ikke i forbindelse med momsregnskabet forekommer efterfølgende manuelle indtastninger.

Systemet kan også håndtere kørselsregistrering – og afregning

Hvis du bruger din privatbil til erhvervskørsel, er dette også nemt at registrere med Expense Management-værktøjet. App’en kan autoudfylde adresser via et globalt adressekartotek i Google Maps, ligesom app’en automatisk kan beregne kilometerafstand. Efter endt kørsel registrerer app’en et billede af ruten og sender kørselsinformationen direkte til NAV.

Kontakt os og hør mere